La cortesia e le formulazioni chiare aprono la porta al successo. Se stai scrivendo ad un’ autorità o vuoi dare un preavviso di risoluzione, ti consigliamo di rispettare determinati requisiti. Gli errori compromettono la vostra autorità e il rispetto per voi stessi e le vostre preoccupazioni.

Molte persone trovano incredibilmente difficile quando devono scrivere una lettera ufficiale. Se non siete sicuri, formulate e scegliete le parole che fanno capire al lettore che lui o lei sta trattando con una persona che ha difficoltà con le formulazioni. Soprattutto, è possibile trarre conclusioni sul livello di educazione e personalità dell’autore.

Formulazioni finali & nbsp; non senza parole chiave e design

Scrivete il più rilassato possibile ed evitate di formulare testi in una situazione in cui vi commuovete emotivamente. Se si dorme sopra di esso per una notte, si potrebbe vedere la questione da un punto di vista completamente diverso e di solito più obiettivo.

Creare una prima bozza. Raccogli parole chiave che danno forma alla tua preoccupazione. Strutturare il testo secondo la sua logica. Poi formulare le frasi. Non aspettatevi di scrivere il testo nel miglior modo possibile fin dal primo tentativo.

Assicurati di utilizzare una carta intestata appropriata con il tuo nome e indirizzo in alto. Le carte intestate sono facili da progettare sul computer.

Se possibile, utilizzare una macchina da scrivere o un computer per scrivere il testo. I testi scritti a mano fanno un’ impressione incompetente e riducono il rispetto del destinatario per la propria persona.

Osservare le consuete specifiche di testo

Le specifiche di calcestruzzo per le formulazioni in una lettera ufficiale sono, nel migliore dei casi, solo approssimative. Tuttavia, alcune abitudini si sono sviluppate.

L’indirizzo del destinatario della lettera deve essere corretto. Se sai chi è responsabile della tua richiesta, scrivi a   Hd. Mr/Mrs………. Indicare anche la data in cui si scrive la lettera.

Dopo una riga vuota, fare riferimento a un oggetto, nominare un numero di file, un numero di fattura o altro identificativo che il destinatario può utilizzare per assegnare la lettera a una transazione. Rendono il suo lavoro più facile e creano un primo effetto di simpatia.

Il saluto è di solito:”Signore e signori”. Se la persona di contatto è nota, puoi anche rivolgerti direttamente a lui/lei.

In una frase introduttiva lei chiarisce su quale base o per quale motivo ha scritto. Fare riferimento a una transazione precedente, una telefonata, un contratto esistente o un evento specifico. Esempio: mi riferisco alla nostra telefonata dell’8 luglio 2011 e torno sulla questione. Oppure vorrei candidarmi per uno stage. Oppure: ho un’ assicurazione di responsabilità civile con la vostra azienda e desidero segnalare un sinistro. Oppure: Hai dato all’inglese di mio figlio un voto di sei.

Poi esprimere ciò che si desidera. Se avete un desiderio, chiedete al destinatario l’adempimento. Esempio: Vi chiederei di farmi sapere quando posso aspettarmi la decisione sulla mia domanda. Oppure: con la presente disdetto il mio contratto di locazione a partire dal 31.12.2011. o: Sono contrario all’accertamento fiscale 2010 del 7.8.2011. Oppure: Vorrei discutere la situazione con voi e chiedervi di informarmi di un appuntamento per una riunione.

Non cercare di inventare formulazioni spasmodiche su carta. Ripetere le parole che chiedono di scrivere la lettera ad alta voce. Parlate come se parlasse oralmente. Questo ti dà una prima base per le tue formulazioni scritte.

Una volta terminato il testo, leggetelo ad alta voce a voi stessi o a qualcun altro e verificate se il testo è chiaro, fattuale e propositivo.

Chiudete la vostra lettera con un “rispettoso” o semplicemente con un saluto gentile.

Firma la lettera con il tuo nome.

Fa anche una buona impressione se stampate la vostra lettera su una carta intestata con una filigrana o almeno su carta un po’ più spessa. La semplice copia della carta non è molto attraente. Fissate il timbro sulla busta e scrivete il vostro indirizzo sul retro. Scrivere l’indirizzo del destinatario in lettere stampate sulla parte anteriore della lettera.