La memorizzazione strutturata dei dati consente di risparmiare molto lavoro di ricerca. Dal momento che lo spazio su disco rigido è diventato molto economico, le misure organizzative sono diventate importanti per non perdere completamente la visione d’ insieme. La funzione di ricerca è utile solo se si conosce il nome del file o parte di esso. Di seguito troverete suggerimenti per l’ organizzazione.

Per creare un archivio dati strutturato

Creare le seguenti cartelle sul disco rigido: Amministrativo, Documentazione, Home, Progetti, Temporaneo. Non hai bisogno di una cartella di vario tipo, ti seduce solo per mettere tutto lì.

Nella cartella Administrativ si sposta ora tutto ciò che ha a che fare con le attività amministrative, cioè organizzative. Sono comprese le questioni amministrative e fiscali o, nel caso dei lavoratori autonomi, la corrispondenza con i fornitori.

La documentazione comprende manuali per hardware e software che sono disponibili come file PDF, così come note che documentano qualcosa.

Privato copre tutto ciò che è di natura privata, come le ricette.

La cartella Progetti è utilizzata principalmente dai lavoratori autonomi. Qui potete salvare tutto ciò che ha a che fare con i progetti per i vostri clienti.

Nella cartella temporanea, conservare i file necessari per un certo periodo di tempo. Ad esempio, se si è scritta una lettera per qualcun altro e la si è trasferita a loro, è possibile eliminarla dal computer.

È inoltre possibile creare sottocartelle per rendere la memorizzazione dei dati ancora più strutturata.

Una delle misure adottate nel corso di questa riorganizzazione è l’eliminazione di tutti i file che non sono più necessari.

Queste misure prevengono il caos dei dati

Eseguire regolarmente il backup dei dati. Ci sono diversi pacchetti software, anche gratuiti, che eseguono solo il backup dei file che sono stati modificati o creati di recente. Se i dati vengono sottoposti a backup all’esterno e non sono più necessari, è possibile eliminarli dal disco rigido.

Pulire regolarmente. Eliminare i file divenuti superflui il più presto possibile.

Il desktop dovrebbe essere utilizzato solo per i file di cui si ha effettivamente bisogno quotidianamente. Nella maggior parte dei casi è sufficiente un collegamento alla cartella corrispondente sul desktop.

La memorizzazione dei dati è come tutto il resto: le misure in corso impediscono di dover spendere ogni terzo fine settimana per mettere in ordine il sistema non strutturato. Tenere le cose in ordine.